Podle nedávno zveřejněné studie Gartner group
se „záplava emailů a následný chaos se stává jedním z hlavních problémů
mnoha podniků. Důležité zprávy zůstávají nepřečteny a uživatelé tráví příliš
mnoho času čtením emailů, jejich prohledáváním a odpovídáním na ně.“ Jiný
výzkum ze Spojených států jde ještě dále a konstatuje, že podnikoví manažeři
tráví až hodinu svého času denně pouhým tříděním emailů.
Organizujeme svůj čas a hledáme co nejlepší
řešení organizace práce a pracovních týmů, vedoucí k vyšší efektivitě a
úspoře času – a přesto nám tak často způsobují problémy zdánlivě nevinní
služebníci, jako právě email. A přitom stačí tak málo, abychom do své práce s organizací
emailové komunikace dostali řád a ze špatného pána učinili dobrého sluhu:
1.
Nedívejte se do schránky každou minutu...
..tak, jako to neděláte v běžném životě.
Podlehněte pokušení nechat se vyrušit každým emailem, jakmile přijde. Přerušení
vaší momentální práce bývá větším zlem, než email odpovězený o pár hodin
později.
2.
Mažte nemilosrdně a rozhodně.
Pořádek ve vašem Inboxu může být ještě
důležitější, než pečlivě uklizený psací stůl. Všechny zprávy, které jen trochu
nepotřebujete, nemilosrdně mažte. Pozor však na to, že smazaný email může
existovat na jiných místech – jak se o tom nedávno přesvědčil Microsoft při
antitrustovém řízení, kdy byly soudem citovány soukromé a domněle smazané
emaily.
3.
Rovnejte do komínků a filtrujte.
Obzvlášť při velkém objemu přicházejících
emailů se vyplatí si pro jednotlivé projekty či odesilatele vytvořit složky,
které mohou obsahovat další pod-složky a větvit se třeba i do složité struktury
– zpřehlednění emailové džungle za to stojí. Automatické filtrování nabízené
většinou emailových klientů vám to usnadní, pozor však na nepřesnou definici
filtru (důležitá zpráva se vám pak může objevit v „nedůležité“ složce a zůstat
zapomenuta).
4.
Bojujte proti nevyžádaným emailům.
Spam, junk-mail, a plno dalších hanlivých
názvů pro nevyžádané emaily – a zatím žádné přijatelné řešení. Outlook a jiní
klienti nabízí automatické filtrování Spamu, tato řešení ale nebývají
spolehlivá. Pouze nepatrnou pomocí bývá využití odhlášení se z emailového
listu, které by ze zákona měly obsahovat všechny junk e-maily pocházející
z USA. Dávno už také nepomáhá psaní stížností administrátorovi emailového
accountu původce junk mailu. Zatím tedy nezbývá než čekat na protispamový zákon
nebo inteligentní emailový filtr a do té doby používat pravidlo č. 2.
5.
Vyhraďte si čas na čtení.
Větší efektivity s emaily dosáhnete,
pokud nebudete svoji poštu vyřizovat chaoticky, ale v rámci přesně
vyhražených časových bloků – kromě toho, plno emailů nepotřebuje vaší okamžitou
odpověď. Mimo jiné se však zvýší i kvalita vašich odpovědí, protože na
komunikaci budete více soustředěni.
6.
Používejte aliasy.
Hledání emailových adres v počítačovém
(či dokonce papírovém) seznamu adres je jedním z nejvýraznějších zpomalení
vaší práce. Používejte krátké přezdívky pro jednotlivce a celé skupiny emailů,
a hned se vám bude dělat radostněji.
7.
Telefon nekouše!
Od účastníků kursů management trainingu pro
některé firmy „nové ekonomiky“ víme, že si
v nich zaměstnaci často posílají emaily přes uličku mezi kancelářemi
či dokonce mezi stoly. Telefonovat je někdy ale lepší i v jiných případech
– sdělení, která potřebují okamžitou reakci a potvrzení o příjmu, je lepší
vyřizovat ústně.
8.
Jedna emailová adresa a dost.
Byly doby, kdy k dobrému postavení
patřilo mít několik emailových adres. Bohužel někdy tento nesmysl v nás
zůstává i dnes a tak se přesouváme mezi několika emailovými adresami, musíme
používat různé emailové klienty, odpovídáme z jiné adresy, než na kterou
nám email přišel... Patří k tomu i synchronizace vybírání emailu
z jednoho účtu, ale z různých míst: zvykněte si mít alespoň jeden
počítač, kde máte uloženy všechny zprávy ze všech vašich účtů.
9.
S rozvahou do emailových konferencí.
Mailing lists, virtual groups a podobné
prostředky skupinové komunikace prostřednictvím emailu patří k jedněm
z nejvýznamnějších přínosů emailu – je ale třeba s nimi zacházet
opatrně. Samozřejmostí by mělo být filtrování příspěvků z konferencí do
odpovídajících složek, někdy ale bývá výhodné nastavit způsob přijímání
příspěvků na denní či týdenní „digest“ – všechny maily dostanete v jednom
souboru s obsahem příspěvků. Pokud se napojujete přes modem a jste
přihlášeni do vysoce frekventovaných konferencí, může být užitečné pro snížení
poplatků za stahování všech zpráv přijímat některé konference pouze z Webu
(např. pokud používají eGroups, Topicu či Pandoru).
10. Co
nechceš, aby jiní tobě...
Samozřejmostí by mělo být zachovávání známých,
ale ne vždy dodržovaných pravidel emailové etikety při posílání emailů. Patří
k nim např.: používání výstižných popisů zpráv; omezení distribuce pouze
na nutné uživatele; citování pouze nezbytně dlouhého textu z původního
emailu; nešíření souborů, jejichž stažení modemem trvá příliš dlouho;
nepoužívání symbolu pro urgentní mail, pokud to není nutné; nepsaní
v KAPITÁLKÁCH; používání explicitní komunikace, apod.
(s využitím článku Dana Franc pro eBiz)